Opas toimitilan valintaan - Näin löydät yrityksellesi sopivan tilan

Ajankohtaista | 14.08.2025

Yritystoiminnan menestys ei ole kiinni pelkästään tuotteista, palveluista tai tiimistä – myös toimitiloilla on merkittävä rooli. Hyvin valitut toimitilat voivat esimerkiksi tukea yrityksen kasvua, parantaa työntekijöiden viihtyvyyttä ja luoda positiivisen vaikutelman asiakkaille. Toimitilojen valinta voi kuitenkin tuntua haastavalta, sillä tarjolla on monenlaisia vaihtoehtoja. Tässä oppaassa käymme läpi keskeiset asiat, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun etsit yrityksellesi sopivaa toimitilaa.

1. Määrittele tarpeesi

Ensimmäinen askel toimitilojen valinnassa on yrityksen tarpeiden kartoittaminen. Mieti, millaista tilaa yrityksesi tarvitsee sekä nyt että tulevaisuudessa. Tässä muutamia kysymyksiä, jotka auttavat sinua hahmottamaan tarpeesi:

Käyttötarkoitus – Onko tila tarkoitettu toimistoksi, varastoksi, myymäläksi vai tuotantotilaksi? Eri käyttötarkoitukset vaativat erilaisia ominaisuuksia.

Tilantarve – Kuinka paljon neliöitä tarvitset? Mieti, kuinka monta työntekijää tilassa työskentelee ja kuinka paljon varastotilaa tai asiakastilaa tarvitaan.

Kasvunvaraa – Onko yrityksesi kasvamassa? Jos uskot tilantarpeen lisääntyvän lähivuosina, kannattaa valita tila, jossa on mahdollisuus laajentaa.

2. Sijainti on avainasemassa

Toimitilojen sijainti on yksi tärkeimmistä valintakriteereistä. Hyvä sijainti voi säästää aikaa ja rahaa sekä helpottaa asiakkaiden ja työntekijöiden pääsyä paikalle. Sijaintia valitessa kannattaa ottaa huomioon muun muassa seuraavat asiat:

Asiakkaiden saavutettavuus – Jos yrityksesi vastaanottaa asiakkaita, varmista, että toimitilat sijaitsevat helposti saavutettavalla paikalla. Keskustan läheisyys, hyvät liikenneyhteydet ja pysäköintimahdollisuudet ovat tärkeitä.

Työntekijöiden näkökulma – Onko tila helposti saavutettavissa julkisilla kulkuvälineillä tai onko parkkipaikkoja riittävästi? Jos työntekijöiden on vaikea päästä paikalle, se voi vaikuttaa negatiivisesti heidän työviihtyisyyteensä.

Logistiikka – Jos yrityksesi tarvitsee säännöllisiä tavarantoimituksia, varmista, että toimitilat sijaitsevat logistisesti järkevällä alueella, esimerkiksi lähellä pääteitä tai satamia.

3. Budjetti ja kustannukset

Toimitilojen valinnassa on tärkeää pysyä budjetissa. Tilavuokra on usein yksi yrityksen suurimmista menoeristä, joten kustannusten arviointi on välttämätöntä. Muista ottaa huomioon ainakin seuraavat seikat:

Vuokrahinta – Vertaile eri tilojen vuokria. Älä unohda neuvottelumahdollisuutta – vuokranantajat voivat olla valmiita joustamaan esimerkiksi, jos vuokra-aika on pidempi.

Lisäkustannukset – Vuokran lisäksi voi tulla muita kuluja, kuten sähkö, vesi, lämmitys, kiinteistöhuolto ja siivous. Selvitä nämä etukäteen.

Pitkän aikavälin kustannukset – Mieti, kuinka toimitilojen kustannukset vaikuttavat yrityksesi talouteen pitkällä aikavälillä. Kannattaa myös arvioida, onko tilojen ostaminen vuokraamisen sijaan kannattavampaa.

4. Toimitilojen ominaisuudet ja muunneltavuus

Toimitilojen ominaisuudet vaikuttavat suoraan siihen, kuinka hyvin tila palvelee yrityksesi tarpeita. Kiinnitä huomiota ainakin seuraaviin asioihin:

Tilojen kunto – Onko tila hyvässä kunnossa vai vaatiiko se remonttia? Jos remonttia tarvitaan, kuka vastaa kustannuksista?

Muunneltavuus – Voiko tilaa muokata tarpeidesi mukaan? Esimerkiksi seinien siirtäminen tai lisähuoneiden rakentaminen voi olla tarpeen.

Tekniset vaatimukset – Varmista, että tilassa on tarvittavat tekniset ratkaisut, kuten toimiva internetyhteys, riittävä valaistus ja ilmastointi.

Mukavuudet – Onko tilassa esimerkiksi keittiö, taukotila tai neuvotteluhuoneita? Nämä voivat parantaa työntekijöiden viihtyvyyttä.

5. Sopimusehdot ja joustavuus

Ennen sopimuksen allekirjoittamista on tärkeää käydä läpi sen ehdot huolellisesti. Kiinnitä erityistä huomiota seuraaviin asioihin:

Vuokra-aika – Onko sopimus määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva? Mieti, kuinka pitkä vuokra-aika sopii yrityksesi tilanteeseen.

Irtisanomisehdot – Selvitä, kuinka joustavat irtisanomisehdot ovat. Tämä on tärkeää, jos yrityksesi tilantarve muuttuu odottamatta.

Vastuut – Kuka vastaa esimerkiksi remonttikustannuksista tai laitehuolloista? Sopimuksessa tulisi määritellä vastuut selkeästi.

6. Käy tutustumassa tiloihin

Vaikka toimitilat vaikuttaisivat paperilla täydellisiltä, on aina hyvä käydä paikan päällä tutustumassa niihin. Näin saat paremman käsityksen tilojen kunnosta, koosta ja ympäristöstä. Käynnin aikana kannattaa kiinnittää huomiota muun muassa seuraaviin asioihin:

Valaistus – Riittävä luonnonvalo ja toimivat valaisimet. Onko valaistus säädettävissä tarpeen mukaan?

Ilmanvaihto ja ilmastointi – Toimiiko ilmanvaihto ja onko ilmastointi riittävä? Tuntuuko tila raikkaalta?

Tilojen kunto – Onko tila hyvässä kunnossa vai vaatiiko se remonttia? Tarkista lattiat, seinät ja katot.

Akustiikka – Kuinka hyvin tila vaimentaa ääniä? Onko tila meluisa tai kaikuisa?

Sähkö- ja tietoliikenneyhteydet – Onko riittävästi pistorasioita ja toimiva internetyhteys?

Turvallisuus – Onko tilassa palohälyttimiä, sammutuslaitteistoa ja toimivat lukitusjärjestelmät?

WC-, tauko- ja keittiötilat – Onko saniteettitiloja ja keittiö-/taukotiloja riittävästi ja hyvässä kunnossa?

Lämmitys – Toimiiko lämmitysjärjestelmä ja onko lämpötila tasainen ja sopiva?

Pysäköinti – Onko työntekijöille ja asiakkaille riittävästi pysäköintitilaa?

Esteettömyys – Onko tila esteetön esimerkiksi liikuntarajoitteisille asiakkaille tai työntekijöille?

Varastointi – Onko tilassa riittävästi varastotilaa tai mahdollisuus lisätilojen käyttöön?

Ympäristö – Onko ympäristö siisti ja turvallinen? Millainen on naapurusto?

Melutaso – Onko tila rauhallinen vai häiritseekö ulkopuolinen melu toimintaa?

Sopivuus yrityksen imagoon – Vastaako tilan yleisilme yrityksesi brändiä ja asiakaskuntaa?

Mahdolliset muutostyöt – Onko tilaa mahdollista muokata yrityksesi tarpeisiin?

7. Kysy neuvoa asiantuntijoilta

Jos toimitilojen valinta tuntuu haastavalta, älä epäröi pyytää apua. Toimitilavuokrauksen asiantuntijamme auttavat mielellään sinua löytämään tarpeisiisi sopivan tilan. Voit ottaa meihin yhteyttä alla olevan lomakkeen avulla.

Yhteenveto

Toimitilojen valinta on tärkeä päätös, joka vaikuttaa yrityksen arkeen ja menestykseen. Suunnittele prosessi huolellisesti ja kartoita tarpeesi, sijaintivaihtoehdot, kustannukset ja tilojen ominaisuudet. Älä kiirehdi päätöksen kanssa, vaan varmista, että valitsemasi tila tukee yrityksesi toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Kun toimitilat on valittu oikein, ne voivat olla merkittävä voimavara yrityksesi kasvulle ja menestykselle.