Colliers International Finland -konsernin asiakas-, prospekti-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty 17.9.2021
1 Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Group Oy
Y-tunnus 2396296-6
Firdonkatu 2
00520 Helsinki
2 Yhteystiedot rekisteriasioissa
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 201 302 545
3 Rekisterin nimi
Asiakas-, prospekti-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Colliers Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä yhdessä Colliers) oikeutettuun etuun (ml. suora-markkinointi) sekä lakisääteiseen velvoitteeseen asiakkaan tunnistamisesta.
Henkilötietojen käyttötarkoitus on:
Yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi
Asiakasviestintä
Myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
Mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen
Asiakastyytyväisyyskyselyt
Suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdentaminen
Liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
Asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta
5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja asiakas- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat):
Nimi
Yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Yritys tai yhteisötieto sekä asema yrityksessä tai yhteisössä, jota edustaa
Tarvittaessa yksilöintitieto (henkilötunnus, passin tai ajokortin nro sopimuksissa, asiakkaan tunnistus)
Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Sähköisten palveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat
Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
Ruokavaliotiedot (tapahtumat)
Asiakashistoria (esim. osallistumistiedot tapahtumiin ja tilaisuuksiin)
Asiakas-, käyttäjä- ja asiakaskokemustutkimusten vastaustiedot
Puhelutallenteet
Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteriin kerätään tietoja Colliersin kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimus-suhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
7 Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta vähäisessä määrin Iso-Britanniaa.
Colliers käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetys-listojen ja asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.
8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään Colliersin tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Colliers varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään kaksi vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen tai viimeisimmän interaktion (tarjouspyyntö, tilaus tai tapaaminen) päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään).
Potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. Colliers arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi Colliers huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
9 Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.